Tiedonhallinta
Petäjäveden kunta on tiedonhallintalain mukainen tiedonhallintayksikkö, jonka tehtävänä on järjestää tiedonhallintansa tiedonhallintalain vaatimusten mukaisesti.
Tiedonhallintamallin yleinen osa (pdf)
Kuvaus kunnan tiedoista ja asiakirjoista
Tiedonhallintayksikön tulee ylläpitää julkisuusperiaatteen toteuttamista varten kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä. Kuvauksen tarkoituksena on toimia asianosaisten sekä muiden kuntalaisten tietopyyntöjen tekemisen tukea.
Viranomaisen asiakirjojen ja tietojen antamista ohjaa lainsäädäntö. Jokaisella on oikeus pyytää nähtäväkseen viranomaisen julkisia asiakirjoja ja tietoja. Lainsäädäntö määrittelee viranomaisen salassa pidettävät asiat ja asiakirjat, joihin on oikeus vain lainsäädännön perusteella (mm. asianosaisen oikeus tietoon). Jokaisella on oikeus tarkastaa omat tai laillisen huollettavansa tiedot.
Henkilötietopyyntö tai julkisuuslain mukainen tietopyyntö
Petäjäveden kunnan asiarekisteri sekä tietovarannot
Petäjäveden kunnan asiarekisteri (asianhallintajärjestelmä) on kokonaisuus vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asianhallintajärjestelmään sisältyy muun muassa diaari käsiteltävistä asioista, pöytäkirjasovellus, viranhaltijapäätössovellus, kuulutusten julkaisu ja sopimushallinta.
Asiarekisteriin kuuluvia tietoja on asianhallintajärjestelmässä sekä palvelusta riippuen myös palvelualueiden operatiivisissa (asiakas)tietojärjestelmissä ja paperiaineistossa. Operatiivisissa järjestelmissä asiarekisterin tietoja voi kunnassa olla esimerkiksi varhaiskasvatuksen, oppilashallinnon ja rakennetun ympäristön hallinnan järjestelmissä (päätökset, luvat jne.). Palvelujen tiedonhallinta tapahtuu kuitenkin ensisijaisesti operatiivisissa tietojärjestelmissä.
Asiakirjojen julkisuutta säännellään yleislain tasolla julkisuuslaissa. Tiedon antamiseen viranomaisen asiakirjoista saattaa kuitenkin vaikuttaa myös mm. tietosuojasääntely. Tietojen vaatima salassapito ja luottamuksellisuus on aina varmistettu riippumatta järjestelmästä ja rekisteristä.
Yleishallinnon tietovaranto
Käyttötarkoitus: Hallinnollisten, vireille saatetuiden asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen rekisteröinti, käsittely ja hallinta sekä virallinen päätöksenteko
Keskeiset tietoaineistot: Vireille tulevien ja vireillä olevien sekä ratkaistujen asioiden ja asiakirjojen rekisteröintitiedot, metatiedot, toimenpidetiedot ja päätöstiedot sekä muutoksenhaun tiedot
Tietoryhmät: asioiden käsittelytiedot, asiakirjojen käsittelytiedot, päätöstiedot, sopimustiedot
Henkilötietoryhmät: asiakirjan/tiedon lähettäjätiedot, asiakirjan/tiedon vastaanottajatiedot, viranhaltijatieto, asiankuuluvien henkilöiden nimitiedot, yhteystiedot
Tietojärjestelmä: Tweb
Informointiseloste
Avoin tekninen asiakasrajapinta: Ei
Tietopyyntö: sähköinen tietopyyntö
Hakuehdot/asiasanat: asia, asianumero, päivämäärä, vuosi, toimielin, viranhaltija
Talouden tietovaranto
Käyttötarkoitus:Talousasioiden, verotuksen ja omaisuuden hallinnan tietovaranto sisältää tietoja liittyen talousasioiden ohjaukseen, suunnitteluun ja seurantaan sekä hankintatoimeen; kirjanpidon ja laskutuksen hallinta, taloustilastointi- ja raportointi, talousarviotiedot, talousarvion koostaminen.
Keskeiset tietoaineistot: Talouden suunnittelu ja seuranta, verotus, rahoitus ja varainhallinta, kirjanpito ja maksuliikenne, omaisuuden hallinta, omien palvelujen ja tuotteiden myynti, hankinnat
Tietoryhmät: kirjanpito- ja tilinpäätöstiedot, osto-ja myyntilaskutiedot, rahoitus- ja kassanhallintatiedot, sisäinen laskennan tiedot, taloussuunnittelutiedot
Henkilötiedot: (osto ja myynti)laskutusasiakastiedot, palkansaajatiedot
Tietojärjestelmä: Premium
Yhteys asiarekisteriin: Raportointi, tilastointi ja talousarvioasiakirjat rekisteröidään asianhallintajärjestelmän asiarekisteriin päätöksentekoon liittyen
Informointiseloste
Avoin tekninen asiakasrajapinta: Ei
Tietopyyntö:sähköinen tietopyyntö
Henkilöstötietovaranto
Käyttötarkoitus: Henkilöstöasioiden tietovaranto sisältää tietoja liittyen henkilöstöasioiden ohjaukseen ja suunnitteluun, palvelussuhdeasioihin, osaamisen kehittämiseen ja työhyvinvoinnin edistämiseen.
Keskeiset tietoaineistot: Henkilöstöasioiden ohjaus, palvelussuhdeasiat, palkan, palkkioiden ja korvausten maksaminen, osaamisen kehittäminen, työhyvinvoinnin edistäminen
Tietoryhmät: palvelussuhdetiedot, rekrytointitiedot, työhyvinvointitiedot, henkilöstön osaamisen ja pätevyyden tiedot, henkilöstösuunnitelmatiedot,
Henkilötietoryhmät: henkilötiedot, palkka- ja palkkiotiedot, palvelussuhdetiedot
Tietojärjestelmä: Populus, Titania, Deltabit
Yhteys asiarekisteriin: rekrytointi, valintapäätökset, palkka- ja palkkiopäätökset, oikaisu- ja muutoksenhakuasiat (salassapito huomioiden)
Avoin tekninen asiakasrajapinta: Ei
Tietopyyntö: Sähköinen henkilötietopyyntö (vahva tunnistautuminen) tai henkilötietopyyntö palkkasihteerille tai esimiehelle, muut tietopyynnöt sähköinen lomake
Työllisyyden tietovaranto
Käyttötarkoitus: henkilön työllistämisen edistämisen palvelut
Henkilötietoryhmät: henkilötiedot, työllisyystiedot, työllistämissuunnitelma
Tietopyyntö: Sähköinen henkilötietopyyntö (vahva tunnistautuminen) tai henkilötietopyyntö työllisyyspalveluihin, muut tietopyynnöt sähköinen lomake
Varhaiskasvatuksen tietovaranto
Käyttötarkoitus: varhaiskasvatuspalveluiden lapsi- ja perhetietojen hallinta, palveluihin haku ja palvelupäätökset, varhaiskasvatussuunnitelmat, lapsikohtaiset suunnitelmat, laskutustiedot
Henkilötietoryhmät: lapsen tiedot, huoltajan tiedot, henkilökunnan tiedot
Tietojärjestelmä: Wilma, MultiPrimus
Yhteys asiarekisteriin: operatiivisten järjestelmien ulkopuolinen vireilletulon ja asioiden käsittelyn hallinta, viranhaltija- ja toimielinpäätöksenteko, oikaisu- ja muutoksenhakuasiat
Informointiseloste
Avoin tekninen asiakasrajapinta: varhaiskasvatuksen asiakasrajapinta (Wilma), Varda-tietovaranto (valtakunnallinen)
Tietopyyntö: Sähköinen henkilötietopyyntö (vahva tunnistautuminen) tai henkilötietopyyntö varhaiskasvatusjohtajalle tai varhaiskasvatusyksikön johtajalle, muut tietopyynnöt (hallinnolliset asiat) sähköinen lomake
Opetuksen tietovaranto
Käyttötarkoitus: Oppilas ja opiskelijatietojen rekisteröinti ja hallinta, opettaja- ja opetustietojen hallinta, vuorovaikutus ja viestintä
Keskeiset tietoaineistot: Koulutuksen järjestämisen ohjaus, oppilas- ja opiskelijavalinnat, oppilaaksi ja opiskelijaksi otto ja eroaminen, oppilas- ja opiskelija-arviointi, oppimisen henkilökohtainen suunnittelu; opiskelijapalvelut, kodin ja oppilaitoksen välinen yhteistyö, palkitseminen ja stipendit
Tietoryhmät: Haku- ja valintatiedot; opetukseen ilmoittautumisen tiedot, opetustapahtuma ja opetuksen toteutustiedot, opintojaksorakennetiedot, opintojaksotiedot, opintosuoritustiedot, opintosuunnitelma HOJKS tiedot
Henkilötietoryhmät: henkilötiedot, arvosanatiedot, muut oppimiseen ja opetukseen liittyvät tiedot, opiskeluhuoltotiedot
Tietojärjestelmä: MultiPrimus-koulujärjestelmä (Primus, Kurre, Wilma), oppimisympäristöt (SanomaPro, Otava)
Yhteys asiarekisteriin: operatiivisten järjestelmien ulkopuolinen vireilletulon ja asioiden käsittelyn hallinta, viranhaltija- ja toimielinpäätöksenteko, oikaisu- ja muutoksenhakuasiat, koulukuljetusten järjestäminen
Informointiseloste
Avoin tekninen asiakasrajapinta: Wilma (oppilas/opiskelija, huoltaja), Koski-tietovaranto (valtakunnallinen)
Tietopyyntö: Sähköinen henkilötietopyyntö (vahva tunnistautuminen) tai henkilötietopyyntö koulun rehtorille, muut tietopyynnöt (hallinnolliset asiat) sähköinen lomake
Kirjaston ja kulttuuritoimen tietovarannot
Käyttötarkoitus: Kirjaston asiakkuuden rekisteröinti ja lainausten hallinta. Kulttuurituotanto, suunnittelu ja toteutus
Henkilötietoryhmät: henkilötiedot, lainaustiedot, avustushakemukset, yhdistystiedot
Tietojärjestelmä: Keski-Kirjasto Finna (kirjasto)
Yhteys asiarekisteriin: operatiivisen järjestelmän ulkopuolinen kunnan kirjaston toimintaan liittyvä yleinen vireilletulon ja asioiden käsittelyn hallinta, viranhaltija- ja toimielinpäätöksenteko, oikaisu- ja muutoksenhakuasiat
Avoin tekninen asiakasrajapinta: Keski-Kirjasto Finna
Tietopyyntö: Henkilötietojen tarkastuslomake/pyynnöt keski.finna.fi, muut tietopyynnöt (kuntaa koskeva) sähköinen lomake
Maankäytön, asuminen ja rakentaminen tietovarannot
Käyttötarkoitus: rakennusvalvonta, kunnan kiinteistöjen ja yleisten alueiden ylläpito, huolto ja valvonta, osoiteasiat, maankäyttö, asumisen ohjaus ja suunnittelu
Henkilötietoryhmät: henkilötiedot, osoitetiedot
Tietojärjestelmä: Louhi, Lupapiste
Yhteys asiarekisteriin: operatiivisten järjestelmien ulkopuolinen vireilletulon ja asioiden käsittelyn hallinta, viranhaltija- ja toimielinpäätöksenteko, oikaisu- ja muutoksenhakuasiat
Avoin tekninen asiakasrajapinta: Lupapiste.fi
Tietopyyntö: Sähköinen henkilötietopyyntö (vahva tunnistautuminen) taihHenkilötietopyyntö tekniselle johtajalle, muut tietopyynnöt sähköinen lomake
Hakuehdot/asiasanat: lupa-asia, lupanumero, luvan hakija, kiinteistönumero, kiinteistötieto, osoite, päivämäärä, vuosi
Ympäristöasioiden tietovaranto
Käyttötarkoitus: Ympäristöasioiden hoito ja valvonta, ympäristöluvat, -ilmotukset ja rekisteröinnit
Henkilötietoryhmät: henkilötiedot, osoitetiedot
Yhteys asiarekisteriin: vireilletulon ja asioiden käsittelyn hallinta, viranhaltija- ja toimielinpäätöksenteko, oikaisu- ja muutoksenhakuasiat
Avoin tekninen asiakasrajapinta: Ei
Tietopyyntö: Sähköinen henkilötietopyyntö (vahva tunnistautuminen) tai henkilötietopyyntö ympäristösihteerille tai tekniselle johtajalle, muut tietopyynnöt sähköinen lomake
Hakuehdot/asiasanat: Lupa.asia, lupanumero,ilmoituslaji, luvan hakija, luvan kohde, päivämäärä, vuosi